Meer grip op projecten en planning bij Vitriwand
Vitriwand uit Neede is specialist in systeemwanden en realiseert dagelijks maatwerkprojecten voor uiteenlopende klanten en toepassingen. Dit zijn projectspecifieke oplossingen, waarbij planning, productie, montage, voorraadbeheer, werkvoorbereiding, calculatie en administratie naadloos op elkaar aansluiten. En juist deze projectmatige werkwijze vraagt om continu overzicht, flexibiliteit en actuele informatie. Kortom: grip op het proces!
Maar hoe houd je grip op complexe maatwerkprojecten met software die net zo projectspecifiek werkt als de organisatie zelf? Voor Vitriwand was daarom één uitgangspunt cruciaal: een actueel en flexibel systeem dat naadloos aansluit op hun manier van werken en niet andersom!
De uitdaging: veel informatie, maar te weinig grip
Voorafgaand aan de samenwerking met Hibernis maakte Vitriwand gebruik van verschillende systemen en werkwijzen om projecten, planning en administratie te beheren. Dat werkte jarenlang voldoende, maar naarmate het aantal projecten groeide en de processen complexer werden, begon het systeem steeds meer een knelpunt te vormen.
Vooral het digitale proces rondom de planning vormde een uitdaging voor de organisatie. Zo was het lastig om tegelijkertijd samen te werken in bestanden en hierin wijzigingen terug te vinden. Daarnaast moest informatie handmatig worden overgenomen en verliep communicatie regelmatig via losse e-mails.
In de dagelijkse praktijk leidde dat tot:
Veel handmatig werk
Foutgevoelige communicatie
Beperkt inzicht in projecten
Dubbele handelingen
Veel papier- en mapverbruik
Afhankelijkheid van collega’s voor informatie
Tegelijkertijd liep Vitriwand tegen de beperkingen van standaardsoftware aan. Waar veel systemen zijn ontwikkeld voor organisaties die produceren voor voorraad, werkt Vitriwand volledig projectgestuurd. Vrijwel ieder project is uniek en vraagt om een flexibele aanpak. Juist daarom bleek een standaardoplossing onvoldoende passend en ontstond de behoefte aan een softwareoplossing die net zo projectspecifiek werkt als de organisatie zelf.
“Voor ons is het belangrijk dat de software aansluit op onze werkwijze, zonder dat we onze complete processen hoeven om te gooien.
Het resultaat: één centrale basis
Wat begon als de wens om de planning te digitaliseren, is in samenwerking met Hibernis uitgegroeid tot een volledig geïntegreerd systeem dat naadloos aansluit op de werkwijze van Vitriwand. En vandaag de dag vormt het systeem een centrale rol binnen de organisatie!
Van projectplanning tot bestellingen, urenregistratie, voorraadmutaties en afboekingen: alle relevante informatie wordt nu op één centrale plek vastgelegd en beheerd. Ook contactgegevens en administratieve gegevens zijn centraal beschikbaar, terwijl de koppeling met boekhoudpakket Exact zorgt voor een gestroomlijnde financiële afhandeling. Hierdoor is één centrale werkomgeving ontstaan waarin informatie niet langer verspreid is over verschillende bestanden of afhankelijk is van individuele kennis.
De grootste winst zit voor Vitriwand niet in één losse functie, maar in de manier waarop alle informatie samenkomt in één geheel. Informatie wordt niet alleen correct opgeslagen, maar kan ook actief worden gebruikt. Zo verschuift het proces van digitaliseren naar automatiseren en krijgt Vitriwand steeds beter grip op projecten, planning, voorraad en uren. Dit creëert meer overzicht en controle in de dagelijkse praktijk.
“In het begin dacht men: wat schiet ik ermee op? Nu zie je juist dat het voordeel zichtbaar wordt doordat je ermee kunt automatiseren.”
Concreet levert dit het volgende op:
Meer inzicht in projecten
Betere capaciteitsplanning
Minder handmatig werk
Minder foutgevoelige communicatie
Minder papier- en mapverbruik
Sneller informatie vinden
Minder afhankelijkheid van collega’s
Betere ondersteuning van facturatie
Meer grip op nacalculatie
Betere samenwerking tussen afdelingen
De kracht van de koppeling met Exact
Vitriwand gebruikt het boekhoudpakket Exact voor de financiële administratie. De kracht zit echter juist in de koppeling tussen Exact en de maatwerksoftware. Hierdoor hoeft informatie niet langer op meerdere plekken handmatig te worden ingevoerd, wat zorgt voor een efficiënter en consistenter proces. Het uitgangspunt daarbij is helder: als een systeem goed functioneert, moet je dat vooral blijven gebruiken. De waarde zit niet in het vervangen van bestaande software, maar in het slim aansluiten op wat al werkt, en juist het maatwerk te faciliteren waar standaardpakketten tekortschieten.
Een systeem dat werkt in de praktijk
Een belangrijk uitgangspunt binnen de organisatie is dat het systeem stap voor stap samen wordt ontwikkeld. Eerst wordt een oplossing tot ongeveer 80% uitgewerkt, waarna deze in de praktijk wordt gebruikt. Vervolgens wordt actief feedback van medewerkers opgehaald, zodat het systeem verder kan worden verbeterd en uitgebreid. Deze werkwijze vergroot het draagvlak en zorgt ervoor dat de oplossing goed landt binnen de organisatie. Medewerkers blijven nauw betrokken, waardoor het systeem optimaal aansluit op hun dagelijkse praktijk.
Kijkje in de toekomst: meer data, betere kennis
Nu de digitale basis steeds steviger staat, ontstaat er ruimte om verder uit te breiden. Vitriwand heeft de ambitie om onder andere verder te ontwikkelen op het gebied van montage-urenregistratie, een bredere voorraadregistratie en verbeterde nacalculatie. Doordat steeds meer informatie direct op projectniveau wordt vastgelegd, ontstaat er stap voor stap meer inzicht in de totale projectprestaties. Hierdoor wordt het in de toekomst eenvoudiger om te vergelijken, te analyseren en gerichter te sturen op bijvoorbeeld uren, materiaalverbruik, planning en resultaat. De richting voor de toekomst is daarmee helder: steeds minder losse handmatige handelingen en steeds meer werken vanuit één centrale, betrouwbare bron van data.
Meer weten
Benieuwd naar het volledige verhaal van Vitriwand, inclusief het proces vóór en ná digitalisering en alle inzichten uit de praktijk? Download hier de volledige klantcase als PDF!
Meer over Vitriwand: https://vitriwand.nl/
