Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op de website van Hibernis BV, Koningsweg 32, 7102 DV, Winterswijk (KVK 64820602).
Bij Hibernis vinden we het belangrijk dat je weet wat er met je gegevens gebeurt. We houden het daarom graag simpel en duidelijk. In deze privacyverklaring leggen we uit:
welke gegevens we van je verwerken
waarom we dat doen
en wat jouw rechten zijn
Staat je vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag.
Over Hibernis
Hibernis is een softwarebedrijf. We ontwikkelen en beheren applicaties voor onze klanten.
Soms verwerken we daarbij persoonsgegevens. Dat doen we zorgvuldig en alleen wanneer dat nodig is. Afhankelijk van de situatie doen we dat:
voor onszelf (bijvoorbeeld voor administratie of contact)
of in opdracht van onze klanten (bij software die we voor hen beheren)
Hoe we omgaan met jouw gegevens
We gaan zorgvuldig met persoonsgegevens om. Dat zit ook in hoe we werken.
Als organisatie zijn we gecertificeerd voor ISO 27001 en NEN 7510. Dat betekent dat we structureel aandacht hebben voor informatiebeveiliging.
Concreet betekent dit bijvoorbeeld:
alleen toegang tot gegevens als dat nodig is
beveiligde systemen en verbindingen
aandacht voor veilig werken binnen het team
Wanneer verwerken we gegevens?
We verwerken persoonsgegevens in een paar duidelijke situaties:
als je contact met ons opneemt
als je klant, leverancier of partner bent
als je bij ons solliciteert
als we software voor onze klanten beheren
Contact opnemen
Gebruik je het contactformulier op onze website? Dan vragen we je om:
je naam
je organisatie
je contactgegevens
je bericht
We gebruiken deze gegevens alleen om je vraag te beantwoorden.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (het kunnen reageren op je vraag)
Bewaartermijn: We bewaren je bericht tot maximaal 1 jaar na afhandeling. Daarna verwijderen we het automatisch.
Klanten en relaties
Werken we samen? Dan verwerken we gegevens zoals:
naam en functie
contactgegevens
organisatie
afspraken en communicatie
factuurgegevens
Dit doen we om:
onze dienstverlening goed uit te voeren
contact te onderhouden
onze administratie op orde te houden
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichten (zoals administratie)
Bewaartermijn: We bewaren deze gegevens zolang de samenwerking loopt en daarna volgens de wettelijke bewaartermijnen (zoals 7 jaar voor administratie).
Leveranciers en partners
Van leveranciers en partners verwerken we:
contactgegevens
organisatiegegevens
factuur- en betaalgegevens
Zodat we goed kunnen samenwerken en afspraken kunnen nakomen.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: We bewaren deze gegevens zolang nodig is voor de samenwerking en onze administratie.
Werken bij Hibernis (sollicitaties)
Solliciteer je bij ons? Dan ontvangen we bijvoorbeeld:
je naam en contactgegevens
je cv
je motivatie
We gebruiken deze gegevens alleen om je sollicitatie te beoordelen.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (het beoordelen van kandidaten)
Bewaartermijn:
maximaal 4 weken na afronding
of tot 1 jaar als je daar toestemming voor geeft
Software die we voor klanten beheren
We bouwen en beheren software voor onze klanten. In die software kunnen persoonsgegevens voorkomen. Belangrijk om te weten:
wij verwerken deze gegevens alleen in opdracht van onze klant
wij bepalen niet zelf wat er met die gegevens gebeurt
de klant is hiervoor verantwoordelijk
Met onze klanten maken we hier duidelijke afspraken over in een verwerkersovereenkomst.
Onze software en data worden gehost bij een Nederlandse hostingpartij op servers in Nederland.
Bewaartermijn: De bewaartermijnen worden bepaald door onze klant. Wij volgen hierin de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.
Delen van gegevens
We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is, bijvoorbeeld:
met partijen die ons helpen bij onze dienstverlening, zoals onze hostingpartij (in Nederland)
met ons administratiekantoor / boekhouder voor onze financiële administratie
als we daartoe verplicht zijn
of als jij daar toestemming voor hebt gegeven
Met partijen die in opdracht van ons gegevens verwerken, maken wij afspraken om jouw gegevens goed te beschermen.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig.
Voor sommige gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn (zoals administratie van 7 jaar). Andere gegevens verwijderen we zodra ze niet meer nodig zijn.
Cookies
Onze website gebruikt geen cookies die je volgen of je gedrag analyseren.
Daarom zie je bij ons ook geen cookiebanner.
Jouw rechten
Je hebt altijd controle over je gegevens. Je kunt ons vragen om:
je gegevens in te zien
ze aan te passen
ze te verwijderen
het gebruik te beperken
bezwaar te maken
Stuur ons gewoon een bericht, dan regelen we het voor je.
Vragen of klachten
Heb je een vraag over je gegevens? Of ben je ergens niet tevreden over? Laat het ons weten.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Tot slot
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als dat nodig is. Op onze website staat altijd de meest actuele versie.