Van chaos naar controle: hoe Eeftink Rensing grip kreeg op hun proces
Eeftink Rensing, gevestigd in Lichtenvoorde, is al meer dan 50 jaar actief in staalbouw, constructiewerk, bedrijfsdeuren en dak- en wandtechniek. De organisatie maakte een mooie groei door binnen het proces rondom het keuren van deuren. En zoals dat gaat: dan moeten je processen mee. Met duizenden deuren in beheer en een groeiend aantal onderhoudscontracten werd het steeds uitdagender om overzicht te houden. Meldingen kwamen binnen via telefoon en e-mail, waardoor informatie versnipperd raakte en monteurs regelmatig onvoorbereid op pad gingen.
Het gevolg? Onnodige communicatie, dubbele handelingen, foutgevoeligheid en tijdverlies. Of zoals Martin Willemsen (Algemeen Directeur) en Joost Weijenborg (Projectleider bedrijfsdeuren) het zelf beschrijven: “Je bent vooral bezig met alles eromheen, in plaats van met het werk zelf.”
Van idee naar werkend systeem
Samen met Hibernis pakte Eeftink Rensing het anders aan. Niet meteen software bouwen, maar eerst het proces scherp krijgen. Waar gaat het mis? Waar verlies je tijd? Wat kan slimmer? Pas daarna komt de software. Met als doel: sturen op data in plaats van onderbuikgevoel.
En dat begon met het opzetten van een compleet digitaal paspoort van elke deur. Ofwel, een digitale tweeling! Dit digitale paspoort is direct in te zien door het systeem te raadplegen of door de bijbehorende QR-code op de betreffende deur te scannen. De QR-code is namelijk het centrale meldpunt voor storingen en koppelt tegelijkertijd alle onderhoudsgegevens aan de specifieke deur. Hierdoor:
komt informatie direct compleet en automatisch binnen
is er een betere schatting van urgentie
zijn de inspecties en onderhoudshistorie per deur inzichtelijk
kan er een gerichtere planning worden gemaakt
gaat de monteur goed voorbereid op pad met alle benodigde tools
signalering wanneer een deur toe is aan de jaarlijkse keuring
levert het een professionele dienstverlening richting de klant op
direct verbruikte uren en materialen op de juiste deur registreren
Op deze manier kan Eeftink Rensing efficiënter plannen en worden storingen sneller opgelost. Tegelijkertijd wordt alle informatie per deur geborgd in het systeem. Hierdoor worden jaarlijkse keuringen niet overgeslagen en worden verbruikte materialen en bestede uren direct per deur geregistreerd. En het mooiste van alles? Door het inzicht in alle deuren kan de monteur nu al langskomen voordat de storing gemeld wordt: voorspellend onderhoud!
Overzichtelijk dashboard!
Door de dashboardfunctie ziet de monteur deze gegevens niet alleen op de tablet, maar ook in een overzicht op een groot scherm op kantoor. Zelfs wanneer de planner afwezig is, weet iedere monteur welke storingen zijn gemeld en welke inspecties er nog aankomen inclusief bijbehorende locaties. Door middel van een overzichtelijke kaart, gekoppeld aan de locaties van klanten, ziet de monteur direct welke deuren nog gekeurd moeten worden. Is de monteur toch in de buurt? Dan is het natuurlijk wel zo efficiënt om deze storingen gelijk mee te pakken.
Een systeem dat werkt in de praktijk
De grootste winst zit niet alleen in tijd, maar in de manier van werken. Monteurs vertrekken voorbereid en hoeven minder vaak terug te komen. Informatie is direct beschikbaar en compleet, waardoor de administratie sneller kan schakelen. Het belangrijkste effect zit echter in de capaciteit:
“We keuren inmiddels bijna het dubbele aantal deuren met hetzelfde team.”
Daarnaast levert dit het volgende op:
minder telefoontijd (voorheen 10–15 minuten per melding)
minder onnodige ritten door de routenavigatie naar de juiste deur
sneller inzicht in storingen door historie
betere planning op basis van urgentie
snellere inspecties door een intelligent inspectieformulier waarbij terugkerende informatie automatisch wordt ingevuld
geen verlies van omzet door gemiste keuringen, niet-geregistreerde uren en verbruikte materialen
tevreden klanten
meer capaciteit met hetzelfde team
Ook op administratief vlak is een grote stap gezet. Gegevens zijn nu direct compleet en digitaal beschikbaar, waardoor facturatie nog sneller verloopt, fouten afnemen en iedereen werkt met dezelfde informatie (single source of truth). Het proces is daarmee van begin tot eind gestroomlijnd.
Het succes zit ook in de eenvoud van het systeem. Doordat het samen met monteurs is ontwikkeld en aansluit op hun dagelijkse werk, wordt digitalisering niet langer als last gezien, maar als ondersteuning die hen versterkt.
Van maatwerk naar product: KeurJeDeur
Wat begon als een interne oplossing, is uitgegroeid tot een schaalbaar product: KeurJeDeur. Door de combinatie van praktijkkennis en digitalisering is een oplossing ontstaan die niet vanuit techniek is bedacht, maar vanuit een vraag uit de markt. Hierdoor sluit het naadloos aan op de praktijk en is het ook nog eens inzetbaar voor andere bedrijven. Wil je meer weten over KeurJeDeur? Bezoek de website of bekijk de video hieronder:
Klaar voor de toekomst
Met de digitale basis op orde kan Eeftink Rensing verder innoveren en datagedreven werken. En daar begint het pas! Momenteel wordt hard gewerkt aan de inzet van AI binnen het systeem. AI-toepassingen maken het mogelijk om vakmensen in hun kracht te zetten en te ontzorgen. Uiteindelijk wordt het zelfs mogelijk om de deur zelf onderhoudssuggesties te laten doen. Zoals Martin en Joost het zelf omschrijven: “
Straks kun je gewoon praten met je deur.”
Meer weten?
Benieuwd naar het volledige verhaal, inclusief het proces vóór en na digitalisering en alle inzichten uit de praktijk? Download hier de volledige klantcase als PDF.
