Van papier naar digitaal: efficiëntere inspecties van zwembadfilters voor Lurvink
Lurvink uit Lichtenvoorde is een full-service partner voor de maakindustrie en specialist in de ontwikkeling van filtratiesystemen voor grote gemeentelijke zwembaden in Nederland en België. Met het motto ‘Alles onder één dak’ beschikt dit Achterhoekse bedrijf over de machines, kennis en vakspecialisten om complete projecten in eigen beheer uit te voeren. Van zandfilters en trommelfilters tot pompen en complete zwembadinstallaties: Lurvink ontwikkelt, produceert, plaatst en onderhoudt deze systemen grotendeels zelf.
Toch vond een groot deel van die registratie nog plaats op papier. Onderhoudsrapporten, foto’s, artikellijsten en handgeschreven notities waren verspreid over mappen, e-mails, WhatsApp-gesprekken en bureaulades. Het gevolg? Veel zoekwerk, dubbele handelingen en een facturatieproces dat niet soepel loopt. We gingen langs bij Lurvink en spraken met hen over de overstap van papier naar digitaal voor dit deel van hun proces.
De uitdaging: de administratie optimaliseren
Binnen Lurvink was alle benodigde informatie in principe beschikbaar. Voor vrijwel iedere installatie waren complete documentenmappen aanwezig. Monteurs legden hun werkzaamheden onderweg vast op papier. Om klanten vervolgens een duidelijk onderhoudsrapport te kunnen sturen, moest Onno alle handgeschreven notities achteraf digitaal overnemen.
Dat kostte niet alleen veel tijd, maar maakte het proces ook kwetsbaar. Een papiertje kon verloren worden,, informatie kon verkeerd worden overgenomen en belangrijke gegevens konden worden vergeten. Ook het inspecteren van onderdelen en het voorbereiden van de facturatie bestond uit veel losse, handmatige stappen.
“Voor mij was de facturatie voorheen echt een vervelende klus. Ik was er gewoon klaar mee. Ik moest telkens handmatig zoeken: welk product is het geweest?”
In de dagelijkse praktijk leidde deze manier van werken tot:
Veel handmatig administratief werk
Lange zoektochten door papieren dossiers
Beperkt inzicht in installaties, klanten en onderhoud
Verspreide foto’s en documenten
Artikellijsten in WhatsApp-gesprekken, e-mails en handleidingen
Een tijdrovende voorbereiding van rapportages en facturen
De vraag was helder: hoe brengen we al deze informatie samen op één centrale plek, zonder een nieuw en ingewikkeld proces te creëren?
De oplossing: centraal inzicht met maatwerk software!
Hibernis ontwikkelde een digitale omgeving waarmee Lurvink actueel inzicht heeft in alle operationele trommelfilters in Nederland en België.
Monteurs kunnen bevindingen, gebruikte onderdelen en foto’s direct op locatie digitaal vastleggen. De informatie wordt automatisch gekoppeld aan de juiste klant, locatie en installatie. Hierdoor hoeft niemand achteraf meer te zoeken naar losse notities, foto’s of ordernummers.
“We hebben tientallen trommelfilters in Nederland en België. Vroeger wisten we niet precies wie welk onderhoud deed. Nu hebben we direct inzicht in waar ze staan en wat de status is.”
Binnen de digitale omgeving beschikt Lurvink onder andere over:
Een overzicht van alle installateurs waarmee wordt samengewerkt
Een online kaart met alle locaties van Lurvink-installaties
Een volledige onderhoudshistorie per installatie
Digitale formulieren met datum, locatie, bevindingen en foto’s
Een centrale artikellijst met artikelnummers en productafbeeldingen
Actueel inzicht in de technische staat van trommelfilters
Automatisch gegenereerde PDF-rapporten voor klanten en medewerkers
Door alle informatie centraal vast te leggen, werkt iedereen vanuit dezelfde actuele gegevens. Medewerkers op kantoor hebben direct inzicht in wat er op locatie is uitgevoerd, terwijl monteurs onderweg eenvoudig de juiste installatie- en productinformatie kunnen raadplegen.
Het resultaat: meer tijd, minder fouten, beter sturen
De introductie van de digitale omgeving heeft bij Lurvink geleid tot een flinke tijdwinst en een verdere professionalisering van het onderhoudsproces.
Een van de grootste verbeteringen is zichtbaar bij de facturatie. Waar medewerkers voorheen handmatig moesten uitzoeken welke werkzaamheden en onderdelen bij een opdracht hoorden, staat deze informatie nu overzichtelijk bij elkaar. Na een korte controle kan de facturatie binnen ongeveer tien minuten worden afgerond.
“Wat het ons concreet heeft opgeleverd? Tijdwinst.”
Concreet levert de oplossing Lurvink het volgende op:
Facturatie met één druk op de knop voorbereiden
Sneller documenten en onderhoudsinformatie vinden
Minder papier- en mapverbruik
Minder dubbele en handmatige handelingen
Minder kans op fouten of ontbrekende informatie
Beter inzicht in klanten, locaties en installaties
Alle artikelen, keuringen, foto’s en rapporten op één plek
Een professionele uitstraling richting klanten
Meer tijd voor onderhoud, inspecties en technisch vakwerk
De vakspecialisten van Lurvink kunnen zich hierdoor blijven richten op waar zij goed in zijn: zwembadinstallaties bouwen, onderhouden en draaiende houden.
Dat is extra waardevol in een markt waarin ervaren vakmensen steeds moeilijker te vinden zijn. Door administratieve werkzaamheden slimmer te organiseren, kan hetzelfde team zijn kennis en capaciteit gerichter inzetten.
In de praktijk: de kracht van samenwerking
Om de samenwerking goed te laten verlopen, werd er van zowel Lurvink als van Hibernis nauwe communicatie gevraagd. Door de expertise van Hibernis werd al snel, samen met Lurvink, een richting bepaald, maar juist met dit open gesprek werd gekeken waar de echte pijnpunten lagen.
Door deze aanpak is het idee ontstaan om naast een digitale documentenmap ook een digitale productcatalogus in te bouwen. Hierdoor kan nu het volledige artikelbestand meegenomen worden in de software, aan de hand van wensen van de monteurs om duidelijkheid in verschillende onderdelen te kunnen creëren.
Toekomst: de zwembadwereld van morgen
Lurvink blijft zich continu ontwikkelen om hun werkzaamheden steeds verder te optimaliseren, waarbij samen met Hibernis wordt gekeken waar verdere mogelijkheden voor optimalisatie liggen. Het constant doorvoeren van verbeteringen bij het signaleren van knelpunten maakt het steeds eenvoudiger om een waterdichte werkwijze te realiseren.
Grote kans dat jij baantjes trekt in een schoon zwembad dankzij een filter van Lurvink en digitalisering van team hibernis!
Meer weten?
Benieuwd naar het volledige verhaal van Lurvink? Download hier de volledige klantcase als PDF.
Meer over Lurvink: https://lurvink.nl/
